不再為加班抓狂!管理時間5大法則

每天超時工作,卻總是無法好好處理最重要的事?在不同會議間疲於奔命,還得忙著應付下屬的問題?掌握五大法則,讓你輕鬆處理工作,變身聰明主管!別再忙得像無頭蒼蠅!許多主管常抱怨,自己每天超時工作、忙得要命,但重要的工作事項卻沒什麼進度,不曉得時間究竟都花到哪裡去。管理大師彼得.杜拉克曾說,「時間是最匱乏的資源,若無法管理時間,就絕對無法管理其他任何事。」要懂得管理時間,首先必須了解自己的做事習慣與行為模式。有些人做事隨性,沒有規劃;有些人有規劃,但規劃不切實際;有些人有切乎實際的規劃和時間表,但從來做不到。修練以下五項法則,從內到外做好時間管理和有效利用時間。

法則1 分辨緊急和重要

許多人常覺得自己忙得暈頭轉向,但一段時間下來檢討進度,卻落得個「無事忙」的結論,因為大部份的時間,都奉獻給了緊急卻不重要的事情。生活和工作上的大小事,其實都可以以「緊急」為經,「重要」為緯,分為四個象限:一、重要且緊急,二、重要但不緊急,三、緊急但不重要,四、不重要也不緊急。仔細思考上述四類事情對你的意義,來安排工作的優先順序。這四個象限,正應該是時間和精力分配的優先順序。

1.列一張表,將年度、季度及每月的工作目標列出。

2.訂出上述工作目標的進度。

3.根據重要工作目標的進度,分配每天的工作,將大部份的時間分配給「重要且緊急」和「重要但不緊急」的事。

4.用零碎時間和出外用餐時間,處理「緊急但不重要」的事。

5.盡量不要去做「不重要也不緊急」的事。

法則2 管理「被打擾」

一名媒體視覺總監外號叫「丁董」,他既不姓丁,也非「董」字輩,而是他因應「被打擾」訂下每天下午三點,有事找他的人,可以到他辦公室外按「叮咚」,其餘時間,除非既緊急又重要,否則一律「不准打擾我」。「叮咚」,於是成了他的外號。

文章來源:天下雜誌 文/張漢宜 繪圖/江小A

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